Después de tomar la decisión de implementar un nuevo sistema ERP, es fácil apresurarse a la configuración e implementación. A menudo, esta prisa de emoción resulta en pasar por alto o no dedicar suficiente tiempo a una de las fases más importantes de una implementación: la fase de Descubrimiento. La mayoría de las metodologías de implementación comienzan con algún tipo de fase de descubrimiento, aunque podría llamarse de manera diferente como 'Planificación'. El propósito de esta fase es completar una debida diligencia de los procesos actuales y adquirir conocimiento sobre el impacto general que el nuevo ERP tendrá en la organización. En última instancia, el descubrimiento debe crear el camino hacia un exitoso lanzamiento. Aún así, tendemos a ver que las organizaciones dedican muy poco tiempo o recursos a esta fase. Así que echemos un vistazo a algunas de las razones por las que esta fase es demasiado importante como para pasarla por alto.
La mayoría de las organizaciones comprenden sus propios requisitos comerciales; saben que existen algunos procesos específicos de la industria o mejores prácticas que se han perfeccionado a lo largo de los años y que deben continuar en el estado futuro. Estos requisitos probablemente fueron los que eliminaron la lista de ERPs hasta llegar al específico que se está implementando actualmente. Sin embargo, eso es solo la mitad de la "ecuación de requisitos". La otra mitad de la ecuación son los requisitos específicos del ERP. La mayoría de los ERPs ofrecen un nivel de flexibilidad para adaptarse a diferentes procesos y requisitos comerciales, y estas preguntas específicas del ERP deben hacerse durante el descubrimiento. La mejor manera de adquirir este conocimiento del ERP es contratando expertos en la materia, ya sea como empleados internos, consultores o incluso una combinación de ambos. Estos expertos pueden ayudar a pintar el panorama completo de los requisitos, los matices específicos del ERP en conjunto con los propios requisitos comerciales, asegurando que no se hayan dejado cabos sueltos.
Si el estado actual del negocio está ampliamente dividido en silos, un ERP interconectado tendrá un impacto en todos en la organización de maneras de las que probablemente no son conscientes. El descubrimiento debería ser un momento en el que todo el equipo del proyecto, tanto interno como externo, pueda reunirse para aprender respetuosamente unos de otros. El equipo interno está compuesto por expertos de todas las áreas funcionales del negocio y el equipo externo está compuesto por expertos en el nuevo sistema.
Una de las mejores formas en las que estos equipos pueden unirse para expresar sus conocimientos es a través de una actividad de mapeo de flujos de valor. La importancia de esta unificación es asegurar que los procesos estén diseñados de manera óptima y que las partes interesadas clave tengan la capacidad de influir en el estado futuro. Al empoderar a aquellos que realizan el trabajo para influir en el resultado, se aumenta la aceptación y la probabilidad de adopción. Además, todos tienen la oportunidad de conocerse desde el principio y es más probable que se comuniquen de manera efectiva a lo largo del resto del proyecto.
Cuando se salta o se pasa por alto el proceso de descubrimiento, los elementos no descubiertos se expondrán más adelante en el proceso, lo que causará un cambio en el alcance. Normalmente, cuanto más tarde se identifique un cambio en el alcance durante la implementación, mayores serán los costos y más probable será que el lanzamiento se retrase. También se produce una pérdida de confianza en el sistema y en las personas que lideran el proyecto, lo que puede tener una connotación negativa en la implementación y adopción del sistema más adelante.
Otro resultado de un cambio en el alcance puede ser cuando hay una sensación de urgencia por resolver la discrepancia con la solución más rápida posible en lugar de la mejor solución de proceso. Esto puede aliviar los factores de tiempo y costo, pero complicar aún más los factores de confianza y adopción. Si ocurren más de un cambio en el alcance, los factores de costo, tiempo y confianza se amplifican. Aquí es donde vemos que las implementaciones de ERP adquieren mala reputación.
Dado que un ERP va a impactar todas las áreas del negocio, es mejor comprender el nivel de impacto lo antes posible. Al documentar los requisitos comerciales en el contexto del ERP con los expertos en negocios y ERP, se minimiza la probabilidad de un cambio en el alcance y se maximiza la probabilidad de un lanzamiento exitoso. Como se mencionó, una sesión de mapeo de flujos de valor puede ser una herramienta poderosa en la fase de descubrimiento para alinear y empoderar a las personas mientras se documentan los requisitos.
Entonces, ¿cuánto tiempo se debe dedicar al descubrimiento? Esta pregunta depende en gran medida del alcance general y el cronograma que se ha presupuestado para la implementación. El descubrimiento de una implementación de $10 millones será diferente del descubrimiento de una implementación de $100 mil. La complejidad del negocio, el ERP específico y si es necesario el desarrollo también pueden tener un impacto en la cantidad de tiempo que se debe dedicar. Nuevamente, es mejor seguir la orientación de su experto en ERP.